¿Qué es el Compliance?, ¿cómo contribuye a prevenir incidencias delictivas en tu negocio y a protegerte frente a la responsabilidad penal que adquiere la empresa? En este artículo te contamos la importancia del Compliance para que pymes y autónomos regularicen y aseguren su actividad y te ofrecemos una manera rápida, económica y sencilla de cubrirte las espaldas.
Toda actividad empresarial conlleva una serie de riesgos con responsabilidades, sociales, jurídicas y penales. Pongámonos en situación ¿Qué ocurre si uno de tus empleados conduce bajo los efectos del alcohol y atropella a un transeúnte con el vehículo de la empresa?, ¿o tiene un accidente de trabajo bajo los efectos de las drogas? ¿y si un administrador o contable del negocio ha incurrido en la falsificación de cuentas o en un delito de fraude? En estos casos, más o menos habituales, el Compliance en la empresa es clave para evitar el acto delictivo y sobre todo, la responsabilidad penal que éste tendría.
Hasta 2015 la responsabilidad en estos casos recaía exclusivamente en el trabajador pero con la aprobación de la normativa sobre Compliance, que nos demandaba la Unión Europea, la responsabilidad recae ahora en el trabajador y la empresa.
La manera de protegerse que tienen la pyme o el autónomo con trabajadores a su cargo es sencilla, preparar un modelo normativo de prevención y detección de delitos, el "Compliance".
En este artículo abordamos en qué consiste el Compliance, los motivos de peso para su implantación y la aplicación de los procedimientos necesarios.
1. ¿Qué es el Compliance?. Definición
En términos teóricos el Compliance es el nombre anglosajón con el que se define el cumplimiento normativo en las empresas a través de políticas y protocolos reguladores. En la práctica, este concepto trasciende no sólo al cumplimiento de los aspectos legales sino de todas las políticas internas de la compañía desde códigos éticos, responsabilidad social corporativa, convenio colectivo, etc.
Es decir, que afecta por ejemplo tanto al comercio online que no ha cumplido con la Ley de protección de datos, como a la pequeña editorial implicada en un caso de injurias o incluso a posibles casos de insultos y/o agresión entre un trabajador y un cliente. Se entiende, por tanto, que el Compliance es instrumento que regula la actividad de la empresa y la protege de posibles incidencias que supongan un delito.
Por todas estas cuestiones el Compliance ha dejado de ser un aspecto meramente teórico en las empresas europeas y españolas que han ido tomando concienciación de la salvaguarda que supone aplicar Compliance en su día a día.
2. Protección frente a la responsabilidad penal
Retomemos el ejemplo inicial en el que un trabajador conducía bajo los efectos del alcohol o de las drogas y ocasionaba un accidente con varios implicados. ¿Sobre quién cae todo el peso de la ley para otorgar responsabilidades?, ¿sobre el trabajador o la empresa?
Con la nueva normativa, la Ley Orgánica 1/2015, que equipara las leyes españolas a las europeas, la responsabilidad recae sobre los dos, es decir, también las personas jurídicas adquieren responsabilidad al delinquir en el ámbito laboral y deben cumplir con la pena impuesta.
El Compliance es en consecuencia una necesidad y obligación en las empresas y autónomos de este país al modificarse el criterio anterior de considerar que sólo la personas físicas podían cometer delito y tener responsabilidad penal.
Habida cuenta del fallo humano, la empresa tendría todas las de perder por la actuación de su empleado. Pero qué ocurre si se logra demostrar que, pese al error cometido por el trabajador, la compañía aplicaba el Compliance y todos sus mecanismos de prevención y detección de delitos. La ley Orgánica 1/2015 especifica que en este supuesto el empresario queda exento de responsabilidad penal. En eso consiste el servicio de asesoramiento para Compliance, en preparar a tu negocio para que todos los riesgos queden cubiertos.
3. Compliance en las pymes y los autónomos
Cumplir con la legalidad, los códigos éticos, la responsabilidad social corporativa y en definitiva todas las normas internas no es algo que afecte únicamente a las grandes empresas. También la actividad diaria de las pymes y autónomos españoles está sujeta a esta serie de normas cuyo incumplimiento puede salir caro.
Sin embargo la realidad es que las pymes y autónomos están aún lejos de tener plena concienciación sobre la importancia del Compliance.
Además, conviene saber que disponer de un modelo de prevención y detección de delitos es una de las condiciones para realizar contratos mercantiles con grandes empresas nacionales e internacionales por lo que su utilidad no se ciñe a la protección sino a la regulación de las relaciones empresariales.
En la mayoría de los casos las pequeñas y medianas empresas no cuentan con los recursos económicos suficientes para establecer una oficina de cumplimiento legal y normativo con un director responsable.
Pero no es necesario, la ley establece distintos requisitos en función de la dimensión de la empresa. En el caso de sociedades de pequeñas dimensiones el ejercicio del director de cumplimiento normativo recae sobre el administrador único de la empresa, al igual que le sucede al autónomo, lo que reduce costes y simplifica la implantación del modelo Compliance tan necesario para la actividad empresarial y profesional.
4. Modelo Compliance de prevención y detección de delitos
El Compliance consiste en implantar un modelo normativo de prevención y detección de delitos con el que el empresario pueda probar ante un supuesto procedimiento penal que se estaba actuando conforme a la legalidad.
Este modelo de prevención y protección de delitos, en el que deben formarse directivos, administradores y empleados contiene los siguientes aspectos:
• Mapa de riesgos donde se concrete aquellas actividades susceptibles de cometer delito.
• Modelo de gestión y administración de recursos financieros.
• Procedimiento para la toma de decisiones en la empresa y su puesta en marcha.
• Sistema disciplinario de sanciones que sirva de prevención del incumplimiento de delitos.
• Establecer vías de denuncia de incumplimiento normativo para todos los miembros de la empresa.
• Evaluación periódica del modelo de prevención y detección de delitos, de sus imperfecciones y posibles mejoras.
Para implementarlo conviene dejarse asesorar por profesionales especializados en preparar a una empresa o a un autónomo, ya que te facilitarán enormemente la tarea.
5. Compliance officer: director del cumplimiento normativo
¿Quién se encargaría entonces de advertir sobre la norma contra falsificación de cuentas en la empresa, fraude fiscal, conducción bajo los efectos del alcohol o las drogas o la violencia entre empleado y cliente? La figura del director de cumplimiento normativo o Compliance officer es clave en todas las empresas, sea cual sea su tamaño, por la complejidad cada vez mayor del entorno normativo.
Las grandes empresas están obligadas a contar con un Compliance officer en plantilla, pero los autónomos y pymes pueden formarse en la materia y ejercer ellos las tareas que conlleva el puesto.
Pero, ¿cuáles son las funciones concretas del Compliance officer?
• Supervisar y gestionar el funcionamiento del modelo de prevención y detección de delitos, y en general, de todos los controles internos.
• Modificar el modelo de prevención y detección de delitos.
• Divulgar el modelo Compliance entre el personal.
• Gestionar el canal de denuncias para detectar incumplimientos del modelo y la normativa.
¿Sigues pensando que es innecesario un modelo de prevención y detección de delitos en tu pequeño negocio? No lo dudes, aplica el Compliance y protégete de las responsabilidades que puedas adquirir con los imprevistos de tu actividad que tengan responsabilidad penal.
