La pyme malagueña Triselecta quería destacar en el sector del azafrán y comenzar su expansión a los mercados internacionales. Para ello, decidió obtener un certificado que garantizara la seguridad de sus alimentos, otro que acreditara su calidad y un tercero que reflejara que es una compañía respetuosa con el medio ambiente. Gracias a esta iniciativa, consiguió diferenciarse de sus competidores y actualmente vende sus productos en más de 50 países.
Como en este caso, "la obtención de un certificado ayuda a las empresas a mejorar sus procesos de producción y generar confianza entre los clientes", destaca Luis Solís, profesor de operaciones de IE. Estos sellos acreditan que la firma cumple con unos mínimos de calidad en sus procesos de gestión. De esta forma, ofrecen a los posibles socios comerciales una garantía sobre la actividad de la pyme y la fiabilidad de sus productos.
Su consecución es voluntaria, ya que suelen requerir una importante inversión de tiempo y dinero. Pero son necesarios para participar en varios concursos públicos y cada vez son más valorados por las grandes empresas para elegir sus proveedores. Para obtenerlos, las pymes deben seguir los siguientes pasos:
• Elegir el más adecuado. "Actualmente existen cerca de 200 normas o esquemas de certificación diferentes", avisa Manuel Romero, director de desarrollo de negocio de Aenor, que es la principal entidad de certificación en España. El más demandado es el que corresponde a la norma ISO 9001, que acredita que la empresa dispone de un sistema de gestión de calidad. También se pueden solicitar otros centrados en áreas concretas, como la innovación, los recursos humanos, la responsabilidad social corporativa o la seguridad, tanto de los trabajadores como de los productos. Durante los últimos años se han desarrollado varios modelos específicos para sectores como la salud, la alimentación, la moda o el turismo. Las pautas de cada norma son establecidas por diversas organizaciones nacionales o internacionales, que no siempre coinciden con la entidad que se encarga de comprobar que la empresa cumple con los requisitos. Para seleccionar aquella certificadora con la que van a trabajar, las pymes deben verificar que está homologada y comprobar su credibilidad en el mercado. Al realizar esta doble elección -tipo de título y entidad certificadora-, las pymes deben pensar en sus objetivos estratégicos. Si quieren acceder a los grandes mercados extranjeros, probablemente les interese obtener uno de los certificados de la Organización Internacional de Normalización (ISO, por sus siglas en inglés), que tienen validez internacional y acreditan la calidad de sus productos. Para potenciar su imagen de marca, una buena opción son los de gestión medioambiental o responsabilidad social corporativa. Por último, los sellos de artesanía permiten llegar a estos canales especializados de distribución. Una buena idea para orientarse es observar los que tienen otras compañías del sector y preguntar directamente a los posibles socios comerciales cuáles son los que más valoran. También se puede recurrir a los servicios de un consultor, ya que su colaboración será necesaria para el resto del proceso.
• Diseñar el plan. Antes de solicitar el certificado, lo habitual es que la empresa contrate los servicios de una consultora que le ayude a cumplir con los requisitos. "La norma establece una serie de obligaciones generales, pero hay que saber cómo se adaptan según la actividad de la empresa y su número de empleados", explica Víctor Cavero, director general de Global O2, que asesora a varias pymes en la obtención de estos sellos. Según indica, lo primero es establecer los objetivos que se quieren conseguir, cómo se van a alcanzar y cómo se va a medir si, efectivamente, se han conseguido. Tras conocer de primera mano el funcionamiento de la organización, el consultor elabora una lista de modificaciones necesarias para alcanzar estas metas. Normalmente, estos cambios pasan por documentar y formalizar tareas que anteriormente se hacían por inercia o que no estaban claramente definidas. Estas novedades pueden afectar a todas las áreas de la compañía, con la excepción de la económico-financiera.
• Implantación. Una vez se ha diseñado el plan para obtener la certificación, es el momento de aplicarlo en la práctica. La mayor dificultad es concienciar a los trabajadores de su utilidad, ya que la mayoría ve los cambios como un papeleo innecesario que le quita tiempo para desarrollar sus tareas habituales. Lo primero es convencer al equipo directivo de los beneficios que tendrá implantar estos cambios y conseguir que ellos los transmitan al resto de la plantilla. Por ejemplo, al sistematizar los procesos de compra, la empresa podrá comprobar qué proveedores son más eficaces y evitar los problemas que se producen cuando no aparece un pedido o los productos que contiene son de mala calidad. Esta fase suele llevar bastante tiempo, normalmente entre cuatro y seis meses. El plan nunca se aplica exactamente como fue diseñado, pues surgen problemas, como que los empleados no disponen de tiempo para hacer algunas tareas o carecen de la formación necesaria para ello. Por tanto, habrá que realizar pequeños cambios sobre la marcha hasta conseguir que todo funcione de manera ordenada. Hay que evitar que algunos trabajadores decidan engañar, escribiendo en los documentos que realizan sus tareas según los estándares establecidos en el plan cuando, en la práctica, mantienen las mismas rutinas de antes.
• Certificación. Una vez que el sistema ya está implantado y ha funcionado eficazmente durante varios meses, llega el momento de pasar el examen. La empresa certificadora solicitará todos los documentos necesarios para acreditar que se cumple con las obligaciones de la norma y enviará a sus expertos para realizar una comprobación en persona. En ocasiones, éstos detectan algún problema que es necesario arreglar. Si se han solucionado todas las incidencias para la siguiente inspección, la pyme podrá disponer de su certificado. Lo más habitual es que el proceso -desde que se contrata al consultor hasta que se obtiene el sello- lleve cerca de un año.
• Renovación. A medida que evoluciona la actividad de la empresa, hay que introducir los cambios necesarios para hacer que el funcionamiento siga siendo eficiente. La mayoría de los sellos tiene un periodo de validez de tres años, durante los cuales hay que pasar una revisión anual. Transcurrido este plazo, hay que renovar el certificado con un reconocimiento más en profundidad.
FUENTE: EXPANSION
