Hacienda no puede exigir a los empleados la prueba de las dietas y demás gastos de desplazamiento
21 de enero de 2019
Hacienda no puede exigir a los empleados la prueba de las dietas y demás gastos de desplazamiento
De unos años a esta parte la Administración ha regularizado la situación tributaria de muchos contribuyentes, empleados por cuenta ajena, denegando la exención de las dietas por desplazamiento y gastos manutención generados en el desarrollo de sus funciones.
Dichas dietas se declaran exceptuadas de tributación pues se trata de pagos que realiza el empleador al trabajador para compensarle desembolsos previos que éste ha realizado como consecuencia de desplazamientos fuera del municipio, en el desarrollo de las funciones que se le encomiendan.
Para ello, tanto la Ley como el Reglamento del IRPF, establecen unos importes mínimos por debajo de los cuales el empleado no tiene que tributar. La calificación de tales pagos como dietas corresponde al empleador que los excluirá a efectos de practicar las correspondientes retenciones y los declarará en el certificado de retribuciones que, finalmente será utilizado por el empleado para rellenar su declaración de la renta.
Por esa razón, el art. 9 del Reglamento del IRPF impone, únicamente al empresario, la obligación de probar el desplazamiento del empleado y su motivo.
Pues bien, la Administración lanzó un plan de control contra los empleados, en el que les exigía que justificaran todos y cada uno de los desplazamientos que hubieran realizado en los últimos cinco años, acreditando el lugar y motivo del desplazamiento, por supuesto, no considerando suficiente prueba el certificado emitido por la empresa.
La consecuencia de estas comprobaciones ha sido que la Administración niega la práctica totalidad de los desplazamientos por falta de prueba, imputando las dietas como mayor renta del trabajo, liquidando intereses y, por supuesto, sancionando.
En mi opinión, se trataba de un plan que no busca una regularización tributaria justa, pues se dirige contra quien peor puede probar la realidad, el empleado. Además, dichas comprobaciones, en ocasiones, iban dirigidas contra auditores, comerciales, jefes de obra de empresas constructoras..., respecto de los que no cabe duda de que deben realizar desplazamientos en su quehacer diario, por lo que, negar la existencia de tales desplazamientos, es tanto como decir que se teletransportaron.
Por otro lado, la Administración debería tener en cuenta que las dietas no son un beneficio fiscal, como sí lo son las exenciones o las deducciones, sino una compensación al empleado por los gastos en los que incurre en sus desplazamientos, por ello, no debería exigírsele mayor esfuerzo probatorio que el certificado de retenciones del empleador que es quien ha calificado las rentas y calculado las retenciones.
Es cierto que, el Poder Judicial ha venido poniendo cierto orden en el asunto, así, existen varios pronunciamientos (TSJXG de 18 de julio y de 13 de abril de 2016) que establecen que, un procedimiento como el que comentamos debe dirigirse a la empresa, nunca contra el empleado. Así mismo, existen otras sentencias que reconocen que los certificados emitidos por la empresa deben considerarse prueba suficiente (TSJMU 29 de abril de 2011).
Sin embargo, ha sido el TEAC en una resolución de 6 de noviembre de 2018, el que ha zanjado esta cuestión, por lo menos a efectos administrativos, al establecer los criterios que deberá seguir la Administración tributaria en estos casos:
1.- En primer lugar, determina que sí se pueden realizar este tipo de comprobaciones a los empleados, pues la normativa aplicable no lo impide.
2.- Sin embargo, reconoce que, la realidad de los gastos de locomoción mediante el uso de vehículo privado, así como los gastos de manutención, deben ser acreditados por el pagador y no por el empleado ya que el Reglamento del IRPF así lo establece.
3.- Los gastos de locomoción, en caso de haberse utilizado un medio público de transporte, así como los de estancia y los gastos de aparcamiento o peaje habrán de justificarse, en principio, por el empleado, salvo que éste alegue que la documentación justificativa está en poder del pagador (entregada precisamente para justificar el cobro de la dieta), o que la propia empresa pagadora reconozca la exoneración de la dieta en el certificado de retribuciones y retenciones que está obligada a emitir o en el modelo tributario correspondiente.
4.- Además, establece que, en todo caso, la acreditación de la vinculación de estos gastos con la actividad económica de la entidad pagadora corresponderá a esta última.
5.- Por último, la resolución que comentamos excluye de este criterio a aquellos contribuyentes en los que, la relación con el pagador fuera tal, que les permitiera el acceso pleno a las pruebas requeridas, se refiere a aquellos supuestos en los que el contribuyente sea, a su vez, accionista mayoritario y administrador único del pagador de la dieta.
Entendemos que se trata de una Resolución que tiene bastante sentido y que debería poner paz sobre una cuestión que ha venido generando bastante conflictividad entre Administración y contribuyentes, los cuales han tenido que soportar unas liquidaciones generadas sobre la base de la exigencia de la prueba unos hechos que, como ha quedado reflejado, no les correspondía acreditar.
