Invertir muchas horas en el trabajo no significa ser más productivo. Las llamadas telefónicas, el envío de correos electrónicos y las reuniones quitan mucho tiempo. En concreto, los empleados dedican más del 40% de su jornada laboral a estas tres tareas, según un estudio de la consultora Harris Interactive. Por eso, cada vez más empresas buscan herramientas que les permitan tener un mayor rendimiento, como es el caso de la agencia de márketing online Bocetos.com.
Para afrontar esta situación, contrató hace un año un CRM (Customerrelationshipmanagement, por sus siglas en inglés), es decir, un sistema tecnológico que permite mejorar la gestión y la relación con los clientes, así como la comunicación interna. "Toda la información y conversaciones que se mantienen con un potencial comprador se almacenan en una ficha compartida con el resto de compañeros, por lo que se reduce el número de envíos de emails y citas corporativas", explica su director comercial, Manuel Fernández de Cañete. Indica que esta solución les ha permitido aumentar las ventas un 25% el último año.
Al igual que esta organización, las pymes que deseen minimizar el tiempo perdido pueden cambiar la típica base de datos alojada en programas como Excel por otras almacenadas en software más sencillos y fáciles de utilizar. El precio de estos sistemas de gestión, especialmente interesantes para las compañías de servicios, oscila entre los 30 y los 80 euros, en función del número de servicios y usuarios. Esto les permitirá mejorar:
• La comunicación interna. Cuando varios trabajadores llevan la gestión de un mismo cliente, si no se organizan pueden tener un conflicto laboral. Una solución para controlar toda la información es poner en copia a los compañeros cada vez que se recibe o se envía un correo electrónico. El problema es que si se acumulan muchos mensajes se pierde el hilo sobre la situación de cada potencial comprador. "Con un CRM, las compañías tienen la información centralizada. Es decir, todos los datos relativos a una negociación con un cliente se guardan en una ficha de contacto online compartida con el resto de la empresa", afirma Tomás Santoro, fundador de SumaCRM, organización que ha creado un sistema de gestión para pymes y autónomos. Además, se pueden asignar tareas a uno mismo o al resto de la plantilla: "Estos programas permiten poner notas internas, de forma que se puede ver qué está haciendo cada empleado y ayudar en algo si hace falta. Así, se evita que dos personas trabajen de manera duplicada", advierte Santoro. Los CRM también permiten comprobar si un email se envió correctamente y si el destinatario lo abrió, "lo que reduce el número de llamadas de forma considerable", sostiene Juan Carlos, que trabaja desde hace un año con este sistema en su agencia de comunicación, FriendlyBrand.com.
• La productividad. Con este tipo de soluciones, las pymes reducen un 60% el tiempo que pierden sus empleados en comunicar, buscar información sobre determinados proyectos y escribir y leer correos antiguos. "Con los CRM se puede ganar un día de productividad", avisa Santoro, quien señala que "esto puede ser especialmente útil para las empresas que pasan de pequeñas a medianas y, por tanto, tienen más trabajo diario". Así, el problema de productividad no radica en las distracciones a las que está expuesto un empleado, sino en las herramientas que la empresa pone a su disposición.
• Las negociaciones. Los comerciales pueden hacer un mejor seguimiento de sus potenciales ventas. El problema de muchas empresas cuando sus vendedores acuden a una reunión es que sólo siguen con las negociaciones que les van bien. De lo contrario, archivan la conversación en un Excel, que con el tiempo acaba perdida entre miles de historiales. Esto, que supone una pérdida de oportunidades de negocio, ahora se puede controlar.
• El trabajo de los comerciales. Coger el coche, desplazarse, reunirse con un cliente, volver a la oficina y concentrarse de nuevo en una tarea implica una pérdida de tiempo considerable. En este sentido, es importante que los vendedores establezcan objetivos diarios y se organicen bien. Por ejemplo, que los lunes y martes se destinen a hacer llamadas y el resto de la semana a negociaciones con los potenciales compradores.
FUENTE: EXPANSION
